5 errores comunes que cometen las empresas ante una inspección de seguridad

No es un secreto que para las empresas recibir una visita de inspección de seguridad suele generar más estrés del que debería, pues en realidad las empresas suelen confundir una inspección de seguridad con una auditoria.

Las inspecciones y las auditorías son imprescindibles para gestionar y mantener los estándares de seguridad en una empresa o institución. Pero comencemos por explicar la diferencia entre auditorias e inspecciones.

La auditoría

La auditoría examina los procesos y el rendimiento basado en normas, directrices y leyes específicas. El objetivo es identificar el cumplimiento y el incumplimiento de algunas especificaciones, normas, acuerdos contractuales u otros criterios.

El resultado importante en las auditorías es la lista de no conformidad (menor y mayor). Permite definir los planes de acción para mejorar el sistema implementado. Las auditorías pueden ser internas o externas.

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La inspección

La inspección se trata de un control puntual, no analiza ni el antes ni el después, supervisa que se esté cumpliendo la ley en ese momento exacto. Se observa qué deficiencias hay respecto a la normativa legal. Las inspecciones no implican un seguimiento de la eficacia de un sistema en el tiempo, solo se puntualiza a la inspección.

Para comprender mejor la diferencia entre ambas, imaginemos que la seguridad es un engranaje, como el de un reloj, y está conformado por ruedas dentadas.

La metáfora es que las auditorías se encargan de comprobar y mantener el funcionamiento del reloj en su totalidad a lo largo del tiempo; mientras la inspección controla el funcionamiento puntual de una rueda del engranaje en un momento exacto.

Así, las auditorías colaboran para poner a punto el reloj, mantener y mejorar el funcionamiento del mismo, mientras que las inspecciones aparecen sin previo aviso para controlar que una rueda funciona acorde a la ley. Ambas son necesarias para mantener el sistema.

Así las cosas mientras que la auditoria es un proceso formal, las inspecciones de alguna manera son más informales, pues se trata de inspeccionar qué proceso se puede mejorar para responder mejor ante alguna auditoria u otro proceso y así mismo para que no haya fallas en nuestros procesos.

Cinco errores comunes que cometen ante una inspección

1. Negar información solicitada

Por precaución o miedo, cuando el inspector solicita información el personal se niega a responder, o informa que no conoce dicha información.

2. No explicar muy bien la actividad de la empresa

Cuando el inspector comienza con su labor, e inicia a hacer preguntas, el personal no contesta con veracidad, oculta información, sencillamente no contestan, se niegan a presentar documentación, etc.

3. Personal no idóneo

Algunas empresas, delegan a personal recién ingresado a la empresa, o personal ajeno que no tienen idea de qué se trata la inspección, por lo tanto, no podrán responder de manera correcta a las preguntar del inspector y no tienen acceso a la documentación para presentarla.

4. No conocer la normatividad

Cuando delegan a personal no idóneo para recibir la inspección, estos no están preparados para contestar de manera concreta, con veracidad y con conocimiento acerca de las leyes y normas que la empresa debe cumplir.

5. No conocer muy bien la empresa

Que la persona que reciba la inspección no conozca detalles generales de la empresa, se traduce en que la inspección no cumplirá su objetivo.

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La inspección de seguridad hará que ante una auditoria u otro proceso, se pueda responder mejor, se tengan claros los objetivos, que se haya solucionado las posibles fallas, que se cumpla la normatividad y las leyes. Si el inspector pregunta por alguna información en particular, se podrían mejorar procesos, lo que traería innumerables beneficios a la empresa.

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